Déclaration de confidentialité de mediserv SA

Version vom April 2024

Dans la présente déclaration de protection des données, nous, la société mediserv SA (ci-après appelée «mediserv»), vous expliquons comment nous collectons et traitons les données personnelles. Il ne s’agit pas d’une description exhaustive. Le cas échéant, d’autres déclarations de protection des données (p. ex. conditions générales, conditions de participation et documents similaires) règlent des faits spécifiques. On entend par données personnelles toutes les informations qui se rapportent à une personne identifiée ou identifiable.

Si vous mettez à notre disposition des données personnelles d’autres personnes (par exemple de membres de votre famille), assurez-vous que la présente déclaration de protection des données soit portée à la connaissance de ces personnes et ne communiquez leurs données personnelles que si vous y êtes autorisé et si ces données personnelles sont exactes.

1. Responsable
Dirk Clüsserath, rue Neuve 5, 2502 Biel/Bienne, est la personne responsable des traitements de données effectués par mediserv SA. Si vous avez des questions concernant la protection des données, vous pouvez nous contacter de la manière suivante: par téléphone 0041 560 39 60 ou par e-mail à datenschutz@mediserv.ch.

2. Collecte et traitement des données personnelles
Nous traitons en premier lieu les données personnelles que nous recevons dans le cadre de notre relation d’affaires avec nos clients et d’autres partenaires commerciaux de leur part et de la part d’autres personnes impliquées dans cette relation. Parmi celles-ci figurent notamment, dans le cadre de notre activité principale, des informations que nous recevons de nos clients ou de votre partenaire contractuel dans le cadre de la fourniture de prestations de factoring et de recouvrement. Ces informations sont celles dont nous avons besoin pour faire valoir les créances (qui nous sont cédées) résultant de la relation contractuelle entre vous et votre partenaire contractuel. Il s’agit des données personnelles suivantes: nom, prénom, date de naissance, adresse, factures, adresse e-mail, compagnie d’assurance, n° AVS, données de traitement, détails du produit ou base de la prestation.En outre, nous traitons des données personnelles que vous nous communiquez directement, que ce soit en tant que candidat à un poste mis au concours dans notre entreprise ou en tant que collaborateur d’un client, d’un fournisseur ou d’un autre partenaire commercial.Dans la mesure où cela est autorisé et indiqué au regard des finalités selon le chiffre 3, nous collectons également certaines données dans des sources accessibles au public (p. ex. registre des poursuites, registre foncier, registre du commerce, presse, internet) ou les obtenons auprès des autorités et d’autres tiers (comme p. ex. les organismes de renseignement sur les crédits, le contrôle des habitants, les fournisseurs d’adresses). Outre les données vous concernant que vous nous fournissez directement et celles que nous recevons de votre partenaire contractuel (cf. ci-dessus), les catégories de données personnelles que nous recevons de tiers à votre sujet comprennent notamment des données provenant de registres publics, des données qui sont portées à notre connaissance dans le cadre de procédures administratives et judiciaires, des données vous concernant dans la correspondance et les entretiens avec des tiers, des renseignements sur votre situation financière (p. ex. données de solvabilité, données de notation, etc.), des informations vous concernant que des personnes de votre entourage (famille, conseillers, curateurs, représentants légaux, etc.) nous communiquent le cas échéant afin que nous puissions conclure ou exécuter des contrats avec vous ou en faisant appel à vous (p. ex. références, votre adresse, des procurations, des informations relatives au respect des dispositions légales, des informations fournies par les banques, les assurances, les partenaires de distribution et autres partenaires contractuels de notre société concernant l’utilisation ou la fourniture de prestations par vous (p. ex. paiements effectués), des informations provenant des médias et d’internet vous concernant (dans la mesure où cela est indiqué dans un cas concret, p. ex. dans le cadre d’une candidature, d’une revue de presse, du marketing/de la vente, etc.), vos adresses et, le cas échéant, des centres d’intérêt et d’autres données sociodémographiques (pour le marketing), les données en rapport avec l’utilisation du site web (p. ex. adresse IP, adresse MAC du smartphone ou de l’ordinateur, informations sur votre appareil et paramètres, cookies, date et heure de la visite, pages et contenus consultés, fonctions utilisées, site web de référence, données de localisation).Enfin, nous traitons aussi les données que nous collectons auprès des utilisateurs dans le cadre de l’exploitation de nos sites web (p. ex. via le formulaire de contact ou au moyen de cookies), applications et autres plateformes (cf. chiffre 4).

3. Finalités du traitement des données

Nous utilisons vos données personnelles en premier lieu pour initier, conclure et exécuter des contrats avec nos clients et partenaires commerciaux, notamment dans le cadre d’opérations de factoring et de recouvrement avec nos clients et de l’achat de produits et de services auprès de nos fournisseurs et sous-traitants, ainsi que pour satisfaire à nos obligations légales.

Si vous êtes en relation contractuelle avec l’un de nos clients et que ce client nous a cédé ou remis une créance issue de cette relation à des fins de factoring ou de recouvrement, ou si vous travaillez en tant qu’employé pour l’un de nos clients, fournisseurs ou autres partenaires commerciaux, vous pouvez bien entendu également être concerné par le traitement en cette qualité ou fonction avec vos données personnelles. Dans ces cas, le traitement de vos données personnelles est nécessaire pour que nous puissions procéder au factoring ou au recouvrement pour votre partenaire contractuel ou pour conclure ou exécuter un contrat avec votre employeur. Si vous postulez à un emploi dans notre entreprise, nous traiterons vos données personnelles afin d’examiner votre candidature.

En outre, nous traitons des données personnelles vous concernant et concernant d’autres personnes, dans la mesure où cela est autorisé et où nous le considérons comme approprié, également pour les finalités suivantes, pour lesquelles nous (et parfois aussi des tiers) avons un intérêt légitime correspondant à la finalité:

demande et échange de données avec des sociétés de renseignements économiques (p. ex. CRIF AG) et d’autres organismes (p. ex. service des habitants) afin de déterminer les risques de solvabilité ou de défaillance dans le cadre de nos services de factoring et de recouvrement ou de déterminer le lieu de résidence du débiteur;
gestion d’une base de données contenant des informations sur les poursuites que nous mettons à la disposition de nos clients (à la demande du client, la base de données indique uniquement [oui/non] si nous avons engagé une procédure de poursuite contre vous dans le cadre du recouvrement de créances);
offre et développement de nos offres, services et sites web, applications et autres plateformes sur lesquels nous sommes présents;
communication avec des tiers et traitement de leurs demandes (p. ex. candidatures);
examen et optimisation de procédures d’analyse des besoins en vue d’un contact direct avec les clients ainsi que collecte de données personnelles à partir de sources accessibles au public en vue de l’acquisition de clients;
publicité et marketing (y compris l’organisation de manifestations), dans la mesure où vous ne vous êtes pas opposé à l’utilisation de vos données (si, en tant que client existant, nous vous envoyons de la publicité, vous pouvez vous y opposer en tout temps, nous vous inscrirons alors sur une liste d’opposition à d’autres envois publicitaires);
études de marché et d’opinion, observation des médias;
exercice des droits et défense dans le cadre de litiges juridiques et de procédures administratives;
prévention et élucidation de délits et d’autres comportements répréhensibles (p. ex. réalisation d’enquêtes internes, analyse de données pour lutter contre la fraude);
garantie du fonctionnement, en particulier des systèmes informatiques, de nos sites web, des applications et d’autres plateformes;
surveillance vidéo pour préserver le droit de domicile et autres mesures pour la sécurité informatique, des bâtiments et des installations et pour protéger nos collaborateurs et d’autres personnes et les valeurs qui nous appartiennent ou qui nous sont confiées (p. ex. contrôles d’accès, listes de visiteurs, scanners de réseau et de messagerie, enregistrements téléphoniques);
achat et vente de secteurs d’activité, de sociétés ou de parties de sociétés et d’autres transactions relevant du droit des sociétés et le transfert de données personnelles qui y est lié, ainsi que les mesures de gestion des affaires et de respect des obligations légales et réglementaires ainsi que des prescriptions internes de mediserv SA.

4. Cookies / Tracking et autres technologies liées à l’utilisation de notre site web
Nous utilisons des «cookies» et des techniques comparables sur nos sites web et nos applications qui permettent d’identifier votre navigateur ou votre appareil. Un cookie est un petit fichier envoyé à votre ordinateur ou enregistré automatiquement sur votre ordinateur ou appareil mobile par le navigateur web que vous utilisez lorsque vous visitez notre site web ou installez notre application. Si vous consultez à nouveau ce site ou utilisez notre application, cela nous permet de vous reconnaître, même si nous ne savons pas qui vous êtes. Outre les cookies qui ne sont utilisés que pendant une session et qui sont supprimés après votre visite du site web («cookies de session»), les cookies peuvent également être utilisés pour stocker les préférences de l’utilisateur et d’autres informations pendant une période déterminée (p. ex. deux ans) («cookies permanents»). Vous pouvez toutefois configurer votre navigateur de manière à ce qu’il refuse les cookies, qu’il ne les enregistre que pour une session ou qu’il les supprime de manière anticipée. La plupart des navigateurs sont paramétrés pour accepter les cookies. Nous utilisons des cookies permanents pour mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et nos contenus, et pour vous proposer des offres et des publicités adaptées à vos besoins (ce qui peut également se produire sur les sites web d’autres entreprises; nous ne leur communiquons toutefois pas votre identité, si tant est que nous la connaissions, car elles voient uniquement que le même utilisateur que celui qui s’est rendu sur une page donnée chez nous a visité leur site web). Si vous bloquez les cookies, il se peut que certaines fonctionnalités (p. ex. choix de la langue) ne soient pas disponibles.Dans nos newsletters et autres e-mails de marketing, nous intégrons également, dans la mesure où cela est autorisé, des éléments visuels visibles et invisibles, dont la récupération par nos serveurs nous permet de déterminer si et quand vous avez ouvert l’e-mail, afin de pouvoir là aussi mesurer et mieux comprendre comment vous utilisez nos offres et les adapter à vos besoins. Vous pouvez bloquer cela dans votre logiciel de messagerie. La plupart sont paramétrés pour le faire.En utilisant nos sites web, nos applications et en acceptant de recevoir des newsletters et d’autres e-mails de marketing, vous consentez à l’utilisation de ces techniques. Si vous ne le souhaitez pas, vous devez configurer votre navigateur ou votre logiciel de messagerie en conséquence, ou désinstaller notre application si cela ne peut pas être configuré dans les paramètres.Pour des raisons techniques, mediserv collecte et enregistre automatiquement dans ses fichiers log de serveur les informations que votre navigateur nous transmet. Il s’agit des informations suivantes:

5. Transmission de données et transfert de données à l’étranger
Nous communiquons vos données personnelles à des destinataires extérieurs à notre organisation dans le cadre de notre activité ou pour poursuivre les objectifs mentionnés au chiffre 3. Ces destinataires traitent vos données soit en tant que «sous-traitants» pour notre compte et selon nos instructions, soit sous leur propre responsabilité. Les destinataires sont les organismes suivants:

6. Durée de conservation des données personnelles
Nous traitons et enregistrons vos données personnelles aussi longtemps que cela est nécessaire pour remplir nos obligations contractuelles et légales ou pour atteindre les objectifs poursuivis par le traitement, c’est-à-dire pendant toute la durée de la relation commerciale (du début à la fin d’un contrat en passant par l’exécution de ce dernier) et par ailleurs conformément aux obligations légales de conservation et de documentation. Dans ce contexte, il se peut que des données personnelles soient conservées pendant la durée au cours de laquelle des droits peuvent être exercés à l’encontre de notre entreprise et dans la mesure où nous y sommes contraints par la loi ou si des intérêts commerciaux légitimes l’exigent (p. ex. à des fins de preuve et de documentation). Dès que vos données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins mentionnées au chiffre 3, elles sont effacées ou anonymisées.

7. Sécurité des données
Nous prenons des mesures de sécurité techniques et organisationnelles appropriées pour protéger vos données personnelles contre tout accès non autorisé et toute utilisation abusive, p. ex. au moyen de directives, de formations, de solutions de sécurité informatique et de réseau, de contrôles et restrictions d’accès, de cryptage des supports de données et des transmissions, de la pseudonymisation. Les données que vous transmettez à mediserv via le domaine www.mediserv.ch ou www.inkas.ch sont cryptées au moyen du protocole de cryptage TLS. Une communication non cryptée par e-mail peut présenter des failles de sécurité et une protection complète contre l’accès de tiers n’est pas possible.

8. Droits de la personne concernée
Dans le cadre de la législation sur la protection des données qui s’applique à vous et dans la mesure où elle le prévoit, vous avez le droit d’obtenir des informations sur vos données, de les rectifier, de les supprimer, de limiter le traitement des données et de vous opposer à nos traitements de données, et de demander que certaines données personnelles vous soient communiquées en vue de leur transfert à un autre organisme (dans le cadre de la portabilité des données). Veuillez toutefois observer que nous nous réservons pour notre part le droit de faire valoir les restrictions prévues par la loi, par exemple si nous sommes tenus de conserver ou de traiter certaines données, si nous avons un intérêt prépondérant à le faire (dans la mesure où nous pouvons l’invoquer) ou si nous en avons besoin pour faire valoir des droits. Si des frais sont à votre charge, nous vous en informerons au préalable. Vous avez la possibilité de révoquer en tout temps, avec effet pour l’avenir, le consentement que vous avez éventuellement donné pour le traitement de vos données personnelles en envoyant un message écrit à l’adresse mentionnée au chiffre 1. Veuillez noter que l’exercice de ces droits peut entrer en conflit avec des accords contractuels et peut avoir des conséquences telles que la résiliation anticipée du contrat ou des conséquences financières. Dans ce cas, nous vous informerons au préalable, si cela n’est pas déjà prévu dans le contrat.L’exercice de ces droits exige généralement que vous prouviez clairement votre identité (p. ex. au moyen d’une copie d’une pièce d’identité, lorsque l’identité n’est pas claire ou ne peut pas être vérifiée). Pour faire valoir vos droits, vous pouvez nous contacter à l’adresse indiquée au chiffre 1.Toute personne concernée a en outre le droit de faire valoir ses droits en justice ou de déposer une plainte auprès de l’autorité compétente en matière de protection des données. L’autorité de protection des données compétente en Suisse est le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (http://www.edoeb.admin.ch).

9. Modifications
Nous pouvons modifier cette déclaration de protection des données à tout moment et sans préavis. La version actuelle publiée sur notre site web fait foi. Si la déclaration de protection des données fait partie d’un accord conclu avec vous, nous vous informerons de toute mise à jour par e-mail ou par tout autre moyen approprié.des données fait partie d’un accord conclu avec vous, nous vous informerons de toute mise à jour par e-mail ou par tout autre moyen approprié.